چطور یک مسئول دفتر خوب باشیم؟

مسئول دفتر

مقدمه

مسئول دفتر یا رئیس دفتر شخصی است که با مهارت های خاص خود به بهترین نحوه به مدیریت دفتر مدیر عامل یا مدیریت های دیگر رسیدگی می کند. در نگاه اول شاید به نظر یک منشی ساده باشد که فقط کار جوابدهی یا تایپ را انجام داده و یا به امور بایگانی می پردازد اما با نگاهی عمیق تر پی به اهمیت این پست سازمانی می بریم.
نقش یک مسئول دفتر زمانی پررنگ خواهد شد که مدیران و ارباب رجوع های مختلف با یک مدیر تماس می گیرند و قصد ارتباط با آن مدیر را دارند. داشتن حافظه نسبتاً قوی، خلاقیت، هنر ارتباط موثر با افراد و هوش و ذکاوت در این شغل بسیار موثر است.

وظایف این شغل

  • نگهداری و حفظ آثار و مستندات (بایگانی دقیق و مرتب)
  • تنظیم وقت مدیر و برنامه ریزی و یاد آوری وقت
  • ابلاغ دستورات مدیر یا مدیران به پرسنل
  • دریافت و ارسال مکاتبات (فکس، ایمیل، نامه های رسمی و …)
  • پیگیری جواب نامه ها ارسالی تا حصول نتیجه
  • پاسخگویی با تلفن ها و تماس ها
  • آشنایی با کار وسایل ارتباطی(فکس،تلفن و…)
  • کنترل نیروهای خدمات (به منظور سرویس دهی به مدیران یا مهمانان و نظافت محیطی)
  • حفظ اسرار شرکت

نگهداری و حفظ آثار و مستندات (بایگانی دقیق و مرتب)

بایگانی یکی از مهمترین وظایف یک مسئول دفتر است. شاید در ابتدا این مورد کاری بسیار سخت به نظر برسد. زیرا تعداد زیاد نامه و یا مرتبط کردن آنها بر حسب تاریخ و پیدا کردن ذونکن برای بایگانی مورد نظر وقت گیر باشد اما اگر این کار را هر روز و مرتبط انجام دهید با یک عادت تبدیل خواهد شد. نکته بسیار مهم در نحوه بایگانی است اگر این مورد درست انجام نشود پیدا کردن نامه آن هم در دقیقه آخر که یک مدیر به آن نیاز دارد بسیار سخت خواهد بود. نحوه دسته بندی و بایگانی مبحث بسیار مفصل و جداگانه ای که شاید خارج از حوصله این مقاله می باشد اما برای توضیحات بیشتر می توانید به این لینک سری بزنید.

تنظیم وقت مدیر و برنامه ریزی و یاد آوری وقت

یک مسئول دفتر خوب همیشه به بهترین نحوه وقت یک مدیر را تنظیم و در موقع لزوم به او یادآوری خواهد کرد، این مورد برای منشی های پزشکان حساس تر و سخت می باشد. در بسیاری از مواقع جلسات کنسل شده و یا تغییر می کنند که این مورد به هر طریق باید به مدیر مربوطه گزارش شود. داشتن جدول یا برد جلسات چه بصورت الکترونیکی یا کاغذی ایده بسیار خوبی است. سعی کنید به جای نوشتن بر روی استیک نوت یا کاغذ و چسباندن بر روی مانیتور یک دفتر تمیز یا برد جلسات داشته باشید.

ابلاغ دستورات مدیر یا مدیران به پرسنل

بسیاری از نامه ها بعد از ثبت در دبیرخانه به مدیر ارجاع و منتظر دستور می مانند، یادآوری به مدیر و اینکه اهمیت نامه چقدر می باشد برای مسئول دفتر یک وظیفه است. بعد از پاراف و به منظور ارجاع نامه به بخش یا واحد مورد نظر داشتن یک کپی از دستور بسیار مفید خواهد بود! سعی کنید به هر طریق ممکن از شخصی که نامه ای پاراف شده به او می دهید رسیدی داشته باشید. زیرا اگر روزی شخص فراموش کرد دستور مدیر عامل را اجرا کند نتواند گناه خود را گردن شما بی اندازد!

دریافت و ارسال مکاتبات (فکس، ایمیل، نامه های رسمی و …)

فکس، ایمیل یا نامه ای که دستی آمده و حالا رسید می خواهند! این موارد جزو کارهای هر روزه شماست، اگر تمامی موارد بالا را هم به هر صورت درست انجام دهید اما فکسی که از شما تأیید گرفته اند به مدیر خود ندهید کاراتان بیخ پیدا می کند! سعی کنید بصورت دوره ای مشخص فکس یا ایمیل را مرتب چک کنید و به هر طریق ممکن به مدیر خود برسانید. کارتابل ضمن مرتب نمودن نامه ها از گم شدن و پخش آن جلوگیری می کند. سعی کنید نامه ها را در کارتابل نهاده و سپس به مدیر خود بدهید. یادآوری نامه ای مهم که در کارتابل قراردارد خالی از لطف نیست شاید مدیر شما منتظر آن نامه هست و به شما نگفته!

پیگیری جواب نامه ها ارسالی تا حصول نتیجه

اگر نامه ای ارسال می کنید که باید پیگیری داشته باشد و جوابی از طرف مقابل دریافت کنید، حتما کپی و رسیدی از طرف دریافت کننده خواه دبیرخانه باشد و یا مسئول دفتری دیگر بگیرید. تاریخ زده و هر چندوقت یکبار پیگیری کنید که آیا جواب نامه داده شده یا خیر.

پاسخگویی با تلفن ها و تماس ها

جوابدهی به تلفن ها زنگ زده شده بسیار مهم است بسیاری از مدیران با مدیر شما تماس گرفته و درخواست ارتباط فوری و مستقیم دارند. سعی کنید تمامی تماس ها را جواب داده و یا در دفتر یادداشت کنید تا بدانید چه شخصی تماس گرفته اگر در آن لحظه مدیر شما حضور ندارد و قادر به پاسخگویی نیست از تماس گیرنده عذرخواهی کرده و ضمن ثبت اطلاعات بعدا به مدیر خود یادآوری کنید. بعضی مواقع افرادی پافشاری می کنند سعی کنید با توضیح برای آنها متقاعدشان کنید. ضمناً گاهی مشتری تماس گرفته که نیازی به ارتباط با مدیر اصلی نیست و به راحتی با صحبت به او می توانید موضوع را به مدیران میانی و سایر پرسنل ارجاع دهید.

آشنایی با کار وسایل ارتباطی(فکس،تلفن و…)

کار با نرم افزار های دبیرخانه آن هم در دنیای امروز که عصر فناوری اطلاعات می باشد ضروری است. دیگر دانستن Office کافی نیست شما باید مهارت خود را بالا ببرید نحوه کار با اسکنر و پرینتر را تقریبا اکثریت می دانند مگر اینکه دستگاه خاص و یا جدیدی باشد. بعضی شرکت ها از داشتن نرم افزار دبیرخانه محروم هستند و این مورد به خاطر کوچک بودن و یا تازه تأسیس بودن آنهاست. سعی کنید در همین ابتدا فوراً به هر طریقی شده نرم افزار دبیرخانه و اهمیت داشتن آن را برای مدیر خود گوشزد کنید. مطمئن باشید ۵۰% کار شما را راحت می کند! اگر هم مدیر شما به خاطر هزینه آن مخالفت کرد نگران نباشید نرم افزار های رایگان هم هستند. که چند مورد را به شما معرفی خواهد کرد. ان شاء الله

کنترل نیروهای خدمات (به منظور سرویس دهی به مدیران یا مهمانان و نظافت محیطی)

شما تنها مسئول دفتر نیستید مدیر هم هستید باید دفتر مدیر خود را به بهترین نحوه چیدمان کنید و از نیروی خدمات بخواهید بطور مرتب خدمات نظافت یا سرویس چای به موقع را انجام دهید. این مورد برای جلسات بسیار مهم هست. اگر مدیر شما مهمان مهمی داشته باشد آن وقت دادن یک چای نا قابل که فراموش شده …! سعی کنید مهمان مدیر خود را به خوبی بشناسید با خود بگویید آیا مدیر من نهار برای او در نظر می گیرد؟ چند نفر خواهند بود ؟ میوه و شیرینی و … نیاز هست؟ گرفتن ماشین و یا اسنپ هم دور از ذهن نباید باشد.

حفظ اسرار شرکت

مسئول دفتر اگر نگوییم قطعاً اما از ۸۰% اسرار شرکت آگاهی دارد! چطور مگر می شود؟ بله فقط کافیست تعداد نامه هایی که در طول روز ورود و خروج می کند، تایپ هایی که انجام می هد، اسنادی که اسکن می کند، تلفن هایی که جواب می دهد! را در نظر بگیرید. بله به همین راحتی! اگر شما اسرار شرکت را که نباید فاش شود بگویید عواقب جبران ناپذیری برای خود و سازمان رقم زده اید. سعی کنید همیشه رمز سیستم شما جز خودتان و مدیر مربوطه کسی نداند، سعی کنید در موقع تایپ و خواندن نامه ها به صورتی برای خود حریمی در نظر بگیرید، بسیاری مواقع افرادی هستند که سعی می کنند از روی میز شما به راحتی اطلاعات شما را استخراج کنند برای همین هست که می گویم از چسباندن استیک نوت و یا کاغذ بر روی میز خود خودداری کنید.

در پایان سعی کنید همیشه قبل از مدیر خود در محل کار حظور داشته و بعد از مدیر خود به منزل بروید. سعی کنید حافظه خود را تقویت کنید و کارها را یادداشت کنید. مرتبط و خوش تیپ باشید، نحوه صحیح ادا کردن کلمات را یاد بگیرد اگر می توانید بر روی خط خود تمرین کنید. اگر هم چیزی را هم اشتباه انجام دادید عذر خواهی را فراموش نکنید.

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

1 + 9 =