آموزش مسئول دفتری – قسمت دوم – بایگانی و آرشیو

بایگانی

مقدمه

در قسمت اول اصول و کلیت مسئول دفتری را توضیح دادیم. و اکنون به مبحث بایگانی و آرشیو کردن مکاتبات یعنی نامه های صادره و وارده و همچنین نامه های داخلی می پردازیم.

در ابتدای امر به کلمه نامه بر می خوریم و برای شروع یک بایگانی موفق ابتدا به نظر اینجانب باید درک صحیحی از خود نامه داشت. در فرهنگ فارسی عمید نامه چینین تعریف شده است:

مطلبی که خطاب بر فردی معین نوشته می‌شود و معمولاً به‌وسیلۀ پست و در پاکت به دست گیرنده می‌رسد.

خوب از ابتدای تعریف بر می آید که به شخص معینی نوشته می شود.
یعنی اهمیت مخاطب برای ما مهم است، از طرفی در پاکت قرار داده می شود،
پس قرار نیست هر کسی از محتوای درون آن آگاه شود! اما علت چیست؟

نامه بر حسب طبقه بندی و اهمیت به عادی، محرمانه، سری و بکلی سری طبقه بندی می شود.
بنابر این نامه اهمیت دارد و مهم می باشد،
بر حسب تجربه چندین ساله می گویم که گاهی یک نامه می تواند سرنوشت یک سازمان را بکلی تغییر داده،
و یا در صورت مفقودی و دیر رسیدن مدیران را دچار مشکل بسیار جدی کند.

بنابر این به هیچ عنوان در بایگانی و مراقبت از مکاتبات اداری کوتاهی نکنید.
این مورد یعنی طبقه بندی صحیح و اصولی، به منظور دسترسی سریعتر و راحتتر به نامه می باشد.
جزو وظایف مسئول دفتر و یا واحد بایگانی بوده و بسیار مهم می باشد.

اما بعد از این مقدمه کوتاه می رسیم به مبحث بایگانی.

۱٫۱ بایگانی – معرفی لوازم

۱٫۲ زونکن

در ابتدای امر برای بایگانی به زونکن احتیاج دارید.
یک زونکن خوب باید مقاوم با دوام و از قفل وسط بسیار خوب تشکیل شده باشد.
در طول سال که نامه های زیادی به دست شما می رسد دائما زونکن مورد استفاده قرار می گیرد.
اگر از جنس خوب استفاده نکنید مطمئن باشید خودتان اذیت می شوید.
سعی کنید قسمت پایین زونکن حتما دارای لبه آهنی باشد. برای راحتی درک شما عکس قرار دادم.
شما زونکن را دائم از قفسه بیرون می آورید و قسمت زیرین آن درگیر این مورد هست.
و به مرور اگر مقوایی باشد خراب خواهد شد.

زونکن

در مورد قیمت زونکن سعی کنید از چندین فروشگاه معتبر قیمت بگیرید چون جنسی هست که اگر شرکت شما مکاتبات زیاد داشته باشد باید برای حسابداری و مکاتبات خود زونکن زیادی بخرد بنابر این حتما از چند جای مختلف قیمت بگیرید.

۱٫۳ دیوایدر

دیوایدر یا جداکننده یک وسیله بسیار کاربردی برای جدا کردن نامه ها از یکدیگر هست. اصولاً دیوایدر ها بصورت بسته ای . در رنگ های مختلف در یک بسته قرارداده می شوند.

دیوایدر

دیوایدر

حتما دیوایدر در بین وسایل خود داشته باشید. اگر اسناد بسیار مهمی دارید که اهمیت آن برای هیئت مدیره بسیار مهم است مانند روزنامه رسمی یا اساسنامه یک کلر بوک مناسب تهیه کنید. (کلر بوک مجموعه ای کاور های پلاستیکی در جلد محکم و بادوامی هست که اسنادی که نباید پانچ شوند درون آن قرار می دهند). اگر فعلا کلر بوک ندارید از کاور شیت استفاده کنید و درون زونکن قرار دهید. اسناد مهم نباید پانچ شوند!

نمونه یک کلر بوک

نمونه یک کلر بوک

۱٫۴ پانچ

خوب تا اینجای کار با وسایل تا حدودی آشنا شدید. اما می رسیم به وسیله ای دیگر به نام پانچ (بعضی می گویند سوراخ کن)!

این وسیله برای سوراخ کردن نامه به منظور قرار دادن در زونکن می باشد. سعی کنید حتما از پانچ با کیفیت و برند خوب خریداری کنید. بعضی پانچ ها بزرگ بوده و اسناد بایگانی تعداد زیاد مانند اسناد حسابداری باید با پانچ سایز بزرگ سوراخ شوند و گرنه در بایگانی کردن دچار مشکل می شوید. بر حسب اندازه پانچ عددی روی کارتون خرید آن  نوشته شده که تعداد کاغذ استاندارد برای پانچ کردن را نشان می دهد.

نمونه یک پانچ برای بایگانی اسناد

۱٫۵ مهر بایگانی و دبیرخانه

اگر شرکت کوچک باشد دبیرخانه و مسئول دفتر یکی هستند اما اگر شرکت متوسط یا بزرگ باشد واحد بایگانی جداست. در مورد مهر بایگانی این نکته مهم را مد نظر داشته باشید که بر حسب اصول موقعی که نامه ای را برای شما می آورند نامه وارده حساب شده و باید نامه در دفتر مخصوص بایگانی ثبت و شماره ردیف جدید اختصاص داده شد و شماره آنها نیز در دفتر ثبت می شود. (این موضوع آموزش داده می شود) اما قانوناً شما باید شماره نامه جدید دفتر را بر روی رسید آنها نوشته و مهر دبیر خانه را بر روی آن بزنید. مهر دبیر خانه دارای شماره – تاریخ و نام شرکت می باشد. اگر مهر از نوع خودکار باشد که تاریخ را هم درج می کند.

نمونه یک مهر دبیرخانه

۱٫۵٫۱ انواع مهر های مورد نیاز

شما بر حسب کار های روزمره نیاز به چند مهر دارید که البته نمونه ای مهر چند کاره هست که تقریبا اکثر جملات مورد نیاز و تارخ را در خود دارد و شما با چرخش زیر آن به عبارت مورد نیاز خواهید رسید. کلماتی مانند: فکس شد – دریافت شد – پرداخت شد – بایگانی شد – محرمانه – شخصاً مفتوح گردد.

مهر چند کاره

نمونه ای از یک مهر چند کاره

سعی کنید نمونه ای از این مهر و یا هر کدام بصورت جداگانه تهیه و دم دست خود داشته باشید.

۱٫۲ نحوه بایگانی

اما می رسیم به نحوه بایگانی نامه ها و اسناد.

ما بیشتر سه مدل نامه داریم:

۱- صادره که شامل نامه های که یک شرکت و یا سازمان به شرکت و یا سازمان دیگر می زند.

۲- وارده نامه های که از یک شرکت به شرکت ما زده می شود.

۳- داخلی نامه هایی که مدیران و یا کارمندان به پرسنل و یا یکدیگر می زنند.

نامه هایی هم هستند که گاهاً به شخصی زده می شود اما در کل عموم جامعه را هدف قرارداده و بیشتر مسایل سیاسی را شامل می شود که در این مقاله نمی گنجد.

صادره ها

در مورد نامه های صادره بعد از تایید نهایی و امضاء توسط شخص مربوطه یک نسخه کپی و یا در بعضی سازمان ها عیناً نسخه ای از خود نامه تهیه و بایگانی می شود. برای رسید در بعضی شرکت ها دفتری محزا مانند اندیکاتور تهیه و به پیک شرکت داده و از شخص گیرنده و یا دبیرخانه مقابل درخواست می گردد حتما امضا و یا مهر و تاریخ زده شود. در بعضی موارد هم نسخه ای کپی از خود نامه گرفته و درخواست می گردد که گیرنده نامه که دبیرخانه و یا مسئول دفتر شرکت مقابل و یا حتی نگهبان امضاء کند. این مورد بسیار مهم بوده و حتما باید انجام شود.

بسیار از موارد با نشان دادن این رسید به راحتی حتی در دادگاه می توان حق یک شرکت را زنده کرد! شما به عنوان یک مسئول دفتر یا یک بایگانی دبیرخانه شرکت موظف به انجام این مهم هستید.

نسخه بایگانی باید خوانا و حتما دارای پیوست های همراه نامه باشد یا حداقل اشاره ای به پیوست ها که در جا قرار گرفته باشد شده باشد. کپی کم رنگ در آینده شما را دچار مشکل می کند.

روش کار

ابتدا نامه را بر حسب اندازه کاغذ نامه در پانچ قرار دهید پانچ یک خط کش کناری دارد که اگر دقت کنید به راحتی اندازه نامه در کنار آن قرار گرفته شده است. دقیقاً بر حسب اندازه کاغذ از سمت چپ نامه پانچ کنید. (گاها دیده ام که بعضی از دوستان نامه را به اشتباه از سمت راست و دقیقا بر عکس در زونکن قرار می دهند که جای بسی تعجب دارد).

سپس در زوکن قرار داده و حتما قفل ضامن زوکن را ببندید.

اگر زونکن شما پر شده به هیچ عنوان نامه جدیدی درون آن قرار ندهید قبل از پر شدن زونکن باید فکر زونکن دوم باشید این مورد به خاظر این هست که زونکن وقتی بیش از اندازه پر شد در موقع لازم جستجو و کار با آن سخت شده و حجم زیادی از نامه را باید بگردید. و نکته دوم اینکه به مرور زونکن را خراب خواهید کرد.

پشت زونکن حتماً با خط خوش مشخصات درون آن را بنوسید ترجیحاً چاپی باشد بهتر است.

مثلاً نامه های صادره سال ۱۳۹۸ و یا نامه ها صادره به شرکت فلان و فلان ۱۳۹۸

هر چقدر دقیقتر در جستجوی بعدی راحتتر خواهید بود.

اما می رسیم به طبقه بندی درون زونکن شما در اینجا باید کار با پانچ را یادگرفته باشید. از هر رنگ دیوایدر یکی انتخاب و دقیقا درون زونکن با سایز A4 قرار دهید و همه را یک اندازه و دقیق پانچ کنید.

روی هر گوشه دیوایدر جایی دارد که از نامه ها بیرون می زند. این مورد برای پیدا کردن نامه هاست بنابر این عنوان نامه هایی که زیر آن قرار می گیرند را بنویسید. مثلا شرکت الف

از این به بعد نامه های شرکت الف در زیر این دیوایدر بر حسب تاریخ قرار خواهند گرفت.

دقت کنید حتما نامه ها بر حسب تاریخ مرتب شده باشند.

نکته طلایی:

وقتی زوکن را باز می کنید صفحه داخلی سمت چپ جایی خالی برای نوشتن دارد. شما در این قسمت یک کاغذ A4 بچسبانید و به عنوان شاخص استفاده کنید. هر دیوایدر را شماره دهی کرده و از یک تا هر چند تا بود شماره بدهید و جلوی شماره نام یا موضوعی که روی دیوایدر نوشته اید را بنویسید. این مورد تاثیر بسیار زیاد بعد ها در پیدا کردن برای شما خواهد داشت.

اما در مورد نامه های وارد نیز موضوع آرشیو کردن آنها در زونکن تقریباً یکی هست بجز اینکه شما حتما باید در دفتر اندیکاتور مخصوص نامه های وارده را وارد و ثبت و تاریخ بزنید. نکته بسیار مهم این که حتما به تاریخ نامه دقت کنید! اگر نامه تاریخ روز بود که هیچ اگر نه شما دو تاریخ دارید. تاریخ خود نامه و تاریخی که نامه به دست شما رسیده است!

شما حتما در موقع ثبت در دفتر خود و یا رسید و دفتر طرف مقابل تاریخ روز را بزنید. تاریخ نامه هم در دفتر اندیکاتور وارد کنید. این مورد برای این هست که گاهاً بعضی نامه های مهم به علل مختلفی دیر به شما رسیده می شود و اگر شما رسید نامه را به تاریخ خود نامه زده باشید راهی کم برای اثبات قصور شما وجود خواهد داشت.

نامه های وارده مهر و شماره دبیرخانه زده می شود.
سپس یک نسخه کپی برای بایگانی گرفته و اصل نامه به مدیر و شخص مربوطه داده می شود.

تحت هیچ شرایطی نامه ی کسی دیگر را به کسی دیگر ندهید. شما امین دفتر بوده و این وظیفه شماست.

ارجاع توسط مدیر

در بسیار از موارد مدیر بعد از خواندن نامه زیر آن را پاراف کرده، به واحد مربوطه ارجاع می دهد.
شما سعی کنید از این دستور کپی گرفته و دفتری جدا برای رسید گرفتن داشته باشید.
در بعضی موارد متاسفانه شخص مربوطه از دریافت چنین نامه ای اظهار بی اطلاعی می کند!

نامه داخلی:

در این مدل مدیر بالاتر به پرسنل و یا مدیران زیر دست نامه می زند.
یا اینکه پرسنل به مدیران مبوطه نامه می زنند، نامه داخلی می گویند.
این نامه ها هم مهم بوده و باید در جای خود ثبت و نکه داری شوند.

نکته: اگر گاهاً نامه ای شماره نداشت تکلیف چیست؟

جواب: در هر صورت شما موظف هستید یک شماره به آن اختصاص داده و در دفتر ثبت کنید.

بایگانی و آرشیو گاها بر حسب چنیدن مدل مختلف مانند موضوعی تاریخی جغرافیایی و … صورت می گیرد.
در سازمان های بزرگ اصولا از اتومایسیون اداری استفاده می کنند، که بسیار کار را راحت کرده است.
در نهایت  بسیاری از سازمان ها، نامه ها باید بعد از اسکن در قسمت مربوط به خود فیزیکی بایگانی گردد.

اتومایسیون اداری مبحثی بس مفصل دارد که در این مقاله نمی گنجد.

اگر شرکت شما کوچک و یا جدید التاسیس یوده یا اینکه  متوسط بوده و چنین سیستمی ندارید،
توصیه می کنم حتما از همین ابتدای کار به فکر اتومایسیون اداری برای خود باشید.

در صورت نیاز یک نسخه رایگان اتومایسیون اداری، ساخت خومان برای شرکت یا موسسه شما می توانیم ارائه کنیم.

برای مشاوره و تماس پیام بگزارید.

موفق و پیروز باشید.

 

 

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

4 + 1 =