شماره نامه و کاربرد آن در نامه نگاری

شماره نامه

مقدمه

در ادامه مباحث آموزش مسئول دفتری و نامه نگاری به شماره نامه می رسیم.

یکی از قسمت های مهم از نامه نگاری اداری شماره می باشد.

اصولا در قسمت سمت چپ و بالا، ابتدا تاریخ و سپس شماره نامه ذکر می شود.

گاهی هم جای این دو عوض می شود. یعنی اول تاریخ سپس شماره قرار می گیرد.

اما وظیفه این قسمت چیست و قراردادن آن برای چه هدفی می باشد.

هدف از قراردادن شماره به منظور جستجو و یا در هنگام پاسخ دادن اشاره به نامه قبلی می باشد.

مثلاً اگر قرار باشد نامه ای در پاسخ به دیگر زده شود که در تاریخی مشخص زده شده اما همزمان دو یا چند نامه زده شده چظور می توان آنها را تفکیک کرد؟

توضیحات

هر شرکتی می تواند برای خود سیستم شماره نامه ای مشخص تعریف کند.

مثلاً بعضی شرکت ها فقط با شماره کار کرده و بعضی دیگر ترکیبی از حروف و شماره را قرار می دهند.

البته اهدافی هم در این مورد هست.

مثلا بعضی حروف مشخص کننده بخش یا واحد مربوط می باشد. مثلاً م به معنای واحد مالی.

نمونه ای دیگر در ابتدا با تاریخ سال شروع شده یک اسلش و بعد شماره ای منحصر بفرد قرار می گیرد.

هیچگاه نباید دو شماره یکسان صادر شود.

در سیستم ها اتومایسیون اداری پیدا کردن نامه با استفاده از شماره بسرعت صورت می گیرد.

این مورد که با اندکس انجام می شود کار را راحتتر می کند.

اگر از سیستم سنتی هنوز استفاده می کنید دفتری به نام اندیکاتور باید داشته باشید و شماره نامه ها به ترتیب و تاریخ در آن درج می شود.

حداقل کاری که می توان برای این شرکت ها سنتی و یا تازه کار انجام داد استفاده از یک فایل اکسل می باشد.

این کار در پیدا کردن نامه ها در آرشیو و بایگانی به شما کمک بسیاری خواهد کرد.

 

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

95 − = 90