اتوماسیون اداری، نحوه انتخاب و خرید

اتوماسیون اداری یکی از مهمترین ارکان گردش نامه در سازمان ها می باشد. خواه سازمان شما کوچک خواه بزرگ نیاز به این ابزار حیاتی است. در خصوص اتوماسیون اداری و نحوه انتخاب و خرید آن در این پست قصد داریم به بررسی انواع موجود در بازار ایران، تفاوت آن با سیستم ERP و همچنین خرید و یا نصب آن بپردازیم.

تاریخچه

اتوماسیون اداری اگر بخواهیم تاریخچه ای در مورد آن بگوییم باید به زمان های گذشته و هخامنشیان بازگریدم. در گذشته نیز اصولی برای خود داشته و نحوه بایگانی نامه بسیار مهم بوده است.

هرچند که اتوماسیون اداری جایگزین شیوه سنتی شده اما هنوز هم بسیاری از ادارات از شیوه قدیمی برای بایگانی نیز استفاده می شود.

در زمان های قدیم برای ارسال نامه مکان های وجود داشته به اسم چاپارخانه که در واقع برای استراحت پستچی در نظر گرفته شده بوده است.

چپارخانه میبد

نمونه یک چپارخانه در میبد

هنگام خرید اتوماسیون اداری به چه نکاتی توجه کنیم؟

در گام اول به تاریخچه شرکت نگاه کنید، ایا این شرکت به تازگی تاسیس شده؟ آیا دارای نیروی فروش با حوصله می باشد؟ دارای نیروی پشتیبانی قوی و دلسوز می باشد؟ چه تعداد مشتری در حال حاضر دارد؟ مشتریان بزرگ آن کدام است؟

در گام دوم سعی کنید با یکی از مشتریان تماس برقرار کنید و بصورت تلفنی یا حضوری در مورد امکانات آن و نحوه راحتی کار با آن حتما سوال بپرسید. این مورد باعث می شود شما به راحتی نکاتی که مد نظر دارید را با چیزی که در بازار موجود است مقایسه کنید.

در گام سوم حتماْ نسخه دمو را ببینید. اگر آن چیزی که مد نظر شما است، همان بود که می خواستید به گام بعدی بروید.

نکات مهم

نکته مهم اینکه در عصر حاضر با تکنولوژی موجود اکثر نسخه باید تحت وب به راحتی کار کنند. وقتی تحت وب کار کنند نتیجه اینکه به راحتی تحت هر سیستم عاملی قابلیت ارجاع دارد.

نکته ای مهم را یادآور می شوم: حتماْ از فروشنده بپرسید آیا برای نسخه کلاینت و کاربران داخل شرکت نصب آنچنانی لازم است؟ این سوال بسیار مهم است چرا که طبق تجربه بعضینسخه ها حتما نرم افزار خاصی را باید نصب کنید تا مثلاْ برنامه ورد را داخل خود اجرا کند.

در این صورت چون تحت شبکه هستید دسترسی ادمین برای نصب باید داشته باشید و یا اینکه ادمین دسترسی نصب به کلاینت ها را داده باشد.

نکته بعدی یوزر فرنلدی بودن یا کاربر پسند بودن نرم افزار است. بعضی از نسخ موجود در بازار چنان پیچیدگی و گرافیک در هم بر هم ایجاد می کنند که کاربر کاملاْ گیج می شود. نه تنها باعث گیج شدن بیشتر کاربر می شوند بلکه نیروی پشتیبان خود را نیز به دردسر و مجبور به جوابگویی بیشتر می کنند.

نکته بعدی قابلیت اتصال به سایر اتوماسیون ها را داشته باشد.

حتما از فروشنده بخواهید فایل راهنما و ویدیو آموزشی در اختیار شما قرار دهد. زیرا مجبور نخواهید بود دایماْ به پشتیبانی تماس بگیرید.

قابلیت بعدی که مهم است ادیتور خوب و راحت هست. مثلاْ‌بهترین ادیتور هم که تحت وب داشته باشند به پای مایکروسافت ورد نخواهد رسید. بنابر این قابلیت باز شدن متن در ورد هم از آنها بخواهید.

 

نسخه های موجود در ایران

در حال حاضر چنیدن شرکت اراپه دهنده این نرم افزار اداری در ایران موجود است. هر کدام مزایا و نواقصی برای خود دارند. اما هیچکدام کامل نیستند و هنوز هم دارای ایراداتی هستند که امید است در رفع آنها کوشا باشند.

به عنوان مثال شرکت های زیر را می توان نام برد.

هر چند تعداد بیشتری از این شرکت ها موجود است اما سعی کردیم مطرح ها را در بازار بیاوریم.

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

7 + 2 =